Niemand twijfelt er nu meer aan. Video-meetings, like-it-or-not, het is de komende maanden niet meer weg te denken in je dagelijkse werk. Hoe doe je het beter en professioneler? En hoe maak je het aangenamer voor jezelf en voor anderen?

Vorige week nam ik deel aan een enerverende videobijeenkomst verzorgd door Aramik Garabidian, in samenwerking met de SMEI. Over hoe we het beste met dit geweldige LinkedIn-platform kunnen omgaan. Tijdens deze bijeenkomst vielen mij een paar zaken op die beter kunnen tijdens Zoom-meetings. Tips die ik je graag wil meegeven. Sterker nog.. voor een presentator zijn ze een must!

Tip 1: Gebruik als deelnemer twee schermen.

Je ziet met twee schermen niet alleen de slides van de presentator. Je hebt ook meteen overzicht over alle deelnemers. Met twee schermen kun je dus het overzicht van de deelnemers op het ene scherm tonen en op het andere scherm zie je de slides. Op deze manier benader je veel beter de beleving van een fysieke bijeenkomst. Jouw brein zal dit als een stuk aangenamer ervaren. Meer overzicht, meer sfeerbeleving en het is minder inspannend.

Tip 2: Neem afstand tot je scherm of camera


Zo zorg je dat een groter deel van jezelf in beeld is en deel je meer non-verbale communicatie-uitingen. Dit is voor de anderen een stuk prettiger om naar te kijken; je komt beter over omdat je mensen ook ‘echt’ aankijkt. Wanneer je scherm te dichtbij en niet op ooghoogte staat lijkt het voor de ander alsof je steeds naar beneden kijkt. Iets dat je in een normaal gesprek ook niet wilt.

Je lost dit eenvoudig op door je laptop op een stapel boeken te zetten. Zorg er vervolgens voor dat je camera op ooghoogte staat en zet je stoel iets meer naar achteren. Let wel op dat je audio goed blijft en gebruik zo nodig een oortje. Moet je zelf vaak presentaties geven, investeer dan in een goede losse tafel microfoon. Zelf ben ik erg te spreken over mijn Blue Yeti Microfoon. Je telefoon heeft waarschijnlijk een stuk meer gekost.

Tip 3: Zorg thuis voor de juiste belichting.

Het is voor een ander erg vervelend wanneer jij in een soort schaduw zit. Veelal veroorzaakt door sterk tegenlicht of sterk zij-invallend licht. Zorg dat je voor een raam zit en dat het raam niet achter je is. Neem je aan een sessie deel zonder daglicht? Zet dan een eenvoudige lamp achter je camera.

Tip 4: Let thuis op je achtergrond.

Vind je een representatieve auto belangrijk wanneer je naar klanten gaat? Let je op hoe je er zelf uit ziet wanneer je iemand ontmoet? Ontvang je bij voorkeur alleen mensen in een enigszins toonbare ruimte? Zorg dan ook dat jij er online representatief uitziet. Te vaak zie ik dat deelnemers in een soort washok of kledingkast zitten. Doe hier iets aan. ‘JA MAAR,.. denk je nu misschien?

De oplossing is eenvoudig. Koop een opvouw- of rolbaar green screen. Vervolgens kun je dit zo instellen, dat je elke achtergrond laat zien naar keuze. Het is een stuk goedkoper dan een verbouwing.

NB Soms houden mensen hun videocamera uit. Dit vind ik onbeschoft en onbegrijpelijk. Je gaat toch ook niet met een zak over je hoofd in een fysieke bijeenkomst zitten?

Tip 5: Gebruik geen telefoon of tablet.

Soms zie ik dat mensen hun telefoon of tablet als hoofd device gebruiken Dit heeft niet de voorkeur, omdat je dan regelmatig een hele grote vinger in beeld ziet verschijnen wanneer jij je device aan het bedienen bent. Nog storender is het wanneer jij met je telefoon of tablet aan de wandel gaat. Dit geldt ook voor wandelen met je laptop. Een telefoon of ipad is leuk om privé te videobellen, maar niet zakelijk.

Tip 5,5: Do it blended..

Fysiek bij elkaar komen is meestal fijner, maar soms kan het niet of is het heel onhandig en inefficiënt. Tenminste… voor een deel van de aanwezigen. Goed nieuws, je hoeft niet te kiezen tussen alleen maar fysiek of alleen maar online. Het kan alle twee tegelijk en je hoeft er geen grote investeringen voor te doen.

Wij van de Sales Leadership Academy, voeren al onze post-graduate masterclasses op locatie tegenwoordig in een blended vorm uit. Hierbij hebben de fysieke en online deelnemers, tegelijkertijd nagenoeg dezelfde ervaring. Een en ander is natuurlijk afhankelijk van de op dat moment geldende Covid-19 maatregelen. Online en fysieke deelnemers kunnen zelfs heel goed in groepjes samenwerken gedurende dezelfde sessie. Dit maakt het vergaderen of volgen van masterclasses bijzonder flexibel en benadert echt de beleving van een fysieke bijeenkomst. Dit hoeft niet ingewikkeld te zijn en vraagt geen grote investeringen. Hoe je dit doet vertel ik een volgende keer.

Heb jij ook tips? Zet ze dan in de comments onder dit artikel.

Met hartelijke groet,
~ Ben Mastboom